有关高校知识管理系统构建探析

从知识管理内涵和中外比较入手，明确指出构建成功的高校知识管理系统，涉及组织、流程和技术等因素，并分析了系统构建的几大原则：系统性原则、动态原则、人本原则、实用性和先进性相结合的原则等，最后深入阐述高校知识管理系统主要部分包括高校知识管理的技术支撑、工作流程和综合模型，其中高校知识管理工作流程包涵了六个方面的步骤；高校知识管理综合模型包含了知识管理基础平台、知识处理过程、促进机制和知识共享与创新等部分。

当前我国正处在经济社会发展的巨大变革过程中，知识经济已成为当今世界的重要潮流和方向。高等学校要为当前以知识为推动力的经济和社会不断发展提供可利用的资源，就要能够进行有效的知识管理，在知识的选择、获取、应用和创新上发挥自身的作用，并能在不断变化的学校组织环境中灵活地运用这些知识，从而促进高校的稳步快速发展。

一、内涵和比较

知识经济是建立在知识和信息的生产、应用、分配基础之上的经济。1986年知识管理概念首先在联合国国际劳工大会上提出。对知识管理可以从狭义和广义的角度来理解，狭义的“知识管理”主要是指对知识本身的管理，包括对知识的识别、获取、开发、分解、使用和存储；广义的“知识管理”不仅指对知识进行管理，而且还包括对和知识有关的各种资源和无形资产的管理，涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识活动、知识人员的全方位和全过程的管理。
我国知识管理的研究还处在理论分析和初步实践的阶段，从中外高校知识管理研究现状的对比上看，主要表现在以下几个方面：
(1)国内外在对高校知识管理的研究中，都比较重视知识管理在其他领域的研究，如对相对成熟的工业领域知识管理的借鉴。(2)中外知识管理技术上也有共同之处，基本上都采用基于计算机的现代信息技术。(3)在高校知识管理的实施方面，国外更加强调将知识管理作为一种过程，而国内高校在具体实施过程中，更倾向于知识管理作为一种知识资源管理。(4) 知识管理实施的客观环境是共同的，即知识经济的到来、全球经济一体化和技术的飞速发展。另外国外在高校知识管理方面更加注重理论知识和实践相结合，注重知识管理的应用。

二、系统影响因素和原则

构建成功的高校知识管理系统，一般来说涉及组织因素、流程因素和技术因素。组织因素包括高校管理哲学和理念的调整，团队成员的相互作用以及教师个人责任的确认等；流程因素包括对解决问题流程、决策程序和交流程序的改革；技术因素包括建立学校知识管理平台系统所必备的知识技术。这些都是影响高校知识管理系统建设成败的重要因素。而从知识本身的特点以及高校这一特殊的知识组织的特点来看，高校知识管理系统构建应遵循以下原则：

(一)系统性原则
高校知识管理系统的建立是一项内容繁多、关联广泛、人机紧密结合的系统工程。高校知识管理系统的建设必须从学校发展的需要出发，依靠全体师生员工，以信息技术为依托，搞好系统建设的规划和总体设计，妥善处理当前和长远、实用性和科学性的关系，对设想目标和实际可能、总体目标和子系统目标、现实系统向目标系统的转换方式等进行统筹协调；同时在开发过程中要加强系统开发的自身管理，安排好各个阶段的计划。另外高校知识管理系统要求对知识进行整体考虑，在传递知识时不仅要考虑接收者的背景与经验，同时要考虑传递的知识内容本身及其发挥作用的背景。

(二)动态原则
高校知识管理系统应是一个灵活的、易管理的动态系统，能支持多种输入，提供多种输出结果，支持不同语境与经验，易于修正和更新；能处理任何形式的知识，包括不同主题、结构和载体的知识；了解它的作用者和所贮存的知识。随着时间的流逝，它能为使用者提供知识的能力应不断提高；应能推断出用户的知识需求，并能超出用户所表达的需求，主动提供相关联的知识。

(三)人本原则
高校知识管理系统在设计、操作、监控过程中应处处体现以人为中心、以人对知识的使用为中心。系统必须帮助它的用户在搜索知识、理解知识的基础上做出更好的决策。
高校知识管理系统采用的技术必须是流行的主流技术，如Web技术等，做到简单易学，对师生员工有一定的吸引力，能产生操作意愿；用户界面必须友好且配备丰富的帮助功能，不会大幅度改变用户操作习惯。还应能够提供多种维护功能，即用户负责自己的知识内容的维护，知识内容管理人员负责知识结构与组织，而系统管理人员负责安全、用户组的检索权限等问题。

(四)实用性和先进性相结合的原则
高校在知识管理系统设计和开发过程中既要考虑系统的实用性，又要考虑系统本身的科学性、先进性，把两者有机地结合起来。在系统开发中必须把实用性放在第一位，使系统目标明确、功能齐全、操作方便、运行可靠。然而建设一个综合高效的学校知识管理系统，不仅是计算机的应用问题，而且涉及到校园文化、师生员工对信息技术的心理接受程度等问题。因此系统的开发不仅要勇于采用先进的信息技术，更要维护系统所提供的服务内容的科学性。

三、系统开发和构建

高校知识管理系统内涵丰富，系统主要包括高校知识管理技术、工作流程和综合模型等部分，其中高校知识管理技术是支撑，工作流程是范式，综合模型是基础。

(一)高校知识管理技术
知识管理技术是一个较为广泛的概念，是指能够协助人们获取知识、分享知识、应用知识以及创新知识的基于计算机的现代信息技术。计算机通信网和Web技术为学校知识管理平台系统的实现提供了宽泛的背景条件。
现代信息技术是知识管理产生的催化剂，也是知识管理得以有效实现的基本前提。高校知识管理涉及到的信息技术非常多，其中Intemet、Intranet、Extranet构成教育知识管理的信息技术平台，是学校知识管理的基本条件。

(二)高校知识管理工作流程
从高校知识管理工作流程层面看，主要包括以下六个步骤：
第一步是知识获取的过程，其主要任务是通过系统把高校教师已有的知识包括经验、事实、规则等，从大脑中或书本中总结和抽取出来并转换成某种形式。而后通过信息搜索获取有关学生信息、教学信息、教育资料的信息材料，对分散的纷繁无序的大量资料进行科学的收集；通过知识编码将师生头脑中和交流中产生的知识编码化，使之成为可视化信息，并通过群体协作、过滤和语义技术，将隐性知识编码化；通过行为记录对教学活动进行跟踪、捕捉、记录，找出师生的知识缺陷。将这三种不同信息全部汇集到信息数据库中。这里所涉及的一个难点是隐性知识的编码并公开化，可采用知识捕获技术，通过提供合适的语言、格式、模板和模式来支持公开化的过程。传统的捕获知识的工具包括文字处理、电子表格、电子邮件和有关软件。更新的技术诸如声音识别、分享工作空间、可视会议将被用来支持知识获取。理想的知识捕获技术支持其他知识生命周期单元，例如，搜集有关文献信息及其产物——如作者、原始数据、技术使用的类型以及版本管理、合著者、连接相关文件等。诸如索引、文摘、综合和重新分类等组织处理形式在知识捕获期间可以得到很好的应用。

第二步，高校知识管理系统的信息数据库对汇总的信息进行初步的整理、分类，并将之储存在数据库中。这一步主要是对获取的信息条理化、结构化，并按领域、学科、局部、全局、一般和例外等，对知识进行分类、编码，以形成计算机容易存取的模式存放于数据库中。由于信息本身的复杂性，获取的信息可能以数字、文字、图像、音讯等各种形式表述，在计算机中无法用统一的信息存贮模式，这就需要对各种表述的信息重新进行整理、编码，并转化成师生容易理解的表述形式进行分类存贮，同时建立相关条目的逻辑链接关系，以实现知识的快速搜索和存取。
第三步，通过知识加工模块从分类数据库中挖掘有用信息，对知识进行分析过滤，找出关联，使之成为有价值的知识并存人仓库中，知识仓库中存放的是结构化的动态关联知识模块，并自动生成知识图，显示在知识桌面平台上，在此基础上还应建立专家系统和知识资产管理系统。

第四步，知识传递模块里，知识仓库中的知识被再加工，根据师生不同需求，被重组、整合成新的关联体，通过知识桌面平台传递给师生。
第五步，师生在获得知识的过程中和过程后，又会产生新的知识行为，最终会以某种形式被吸纳到信息数据库中，这就又开始了一次知识管理循环。当行为记录模块侦测到师生的知识缺陷时，将通知传递中心，传递中心将此看作一个新的知识需求，从知识仓库中提取相应的内容提供给师生。知识传递中心要解决的问题是师生怎样获得他们需要的知识，其特点是按需传递。师生提出各自的知识需求，知识传递中心从知识仓库提取匹配的知识进行组合；另一方面，当系统检测到师生的某些知识缺陷，会将相应的知识内容或知识路径通过传递中心提供给师生。

第六步，一个流程监控模块贯穿于知识管理活动的始末，监控每个功能模块的工作状态是非常必要的。密切监视知识加工的各个环节，包括知识的收集、挖掘、分析、重组、整合、分配等，及时发现问题，确保知识流的畅通无阻，一旦发展异常，便向知识管理人员报警，也可在一定程度内自动排除异常现象。

(三)高校知识管理综合模型
建立高校知识管理综合模型，包括知识管理基础平台、知识处理过程、促进机制和知识共享与创新等部分，前两者为整个系统提供技术支持，属于“硬件”部分，促进机制在于为所有组织成员提供一个“软”环境，他们的目的都在于促进高校知识的共享与创新。
1．知识管理基础平台
建立以网络技术为支撑的高校知识管理基础平台，能为教职员工提供知识交流的平台，为知识共享提供友好的界面。校园网及分布于不同物理位置的数字化设备，是构建数字化校园的重要基础设施，既可面向校内外开放，也可以将校园的专有成份纳人系统之中。为了推进高校知识管理的进程，必须建设一个宽带、高速、可靠、安全、有线和无线相结合、遍布校园各个角落的多媒体网络平台，并将其作为沟通组织内部各个部门的桥梁，为教师和学生提供便利而有效的获取信息的手段。同时做好接口，实现与校外网站的有效连接，以充分利用国际、国内的信息资源，实现校内外资源的有效流通，让知识流动起来，建立递增收益网络。知识管理基础平台不仅包括各种知识管理工具，如搜索引擎工具、信息交流工具、数据库和知识库管理系统等等，还包括各种各样的知识资源库。
2．知识处理过程
知识管理处理过程是整个知识管理的核心。知识处理过程一般包括六个层次：知识收集、知识挖掘、知识分析、知识利用、知识重组和知识发展，这是一个循环往复的过程。
3．促进机制
促进机制的建立是高校知识管理得以长期开展并发挥作用的保证，是整个知识管理系统能否朝着良性运行的重要前提。知识管理是价值观和管理思想的变革，它以信息技术为基础却又不仅限于信息技术，因此知识处理中由组织和文化空间所确定的知识转移和创新的环境是远远不够的，其更大的挑战是价值观和管理观念的创新。
高校知识管理的创新能力很大程度上取决于学校的组织文化，它要求改革传统的学校组织文化，营造开放和信任的氛围，打破信息流动的界限。针对学校组织的这种特殊性，笔者认为应主要从管理方式、校园文化以及教师知识管理等方面人手构建学习型高校，为教职员工提供便利的知识交流的设施和环境。

4．知识共享与创新
知识只有在得到共享之后，才能与知识的拥有者——高校组织中的个人相对独立。这样，即使高校中的某些人离开，他们的知识也会留存在组织中。另外，在知识的共享过程中，教职工可以发现对自己有用的知识，有利于知识的创新。
有效的知识管理要求高校的领导层把集体知识的共享和创新视为赢得竞争优势的支柱，给教职员工创造有利于他们进行知识共享的环境。尽管在学校内部共同分享知识，从许多方面来说也是一个巨大的挑战，迎接这一挑战并形成良性循环机制，则意味着学校管理走上了一个新的台阶。

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